Privacy Statement RDLW HOUTBOUW B.V., Bussele 32, 5469 DT Erp
Het privacy statement is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door RDLW HOUTBOUW B.V., Hoogven 2, 5469 EM Erp (nummer inschrijving 52421457 Kamer van Koophandel) hierna aan te duiden als RDLW HOUTBOUW B.V..
Waar “u of uw” in de tekst vermeld staat wordt bedoeld klant of leverancier van RDLW HOUTBOUW B.V..
Verwerking van persoonsgegevens door RDLW HOUTBOUW B.V.
Voor RDLW HOUTBOUW B.V. is de bescherming van persoonsgegevens zeer belangrijk. Wij zijn ons ervan bewust, dat u vertrouwen in ons stelt. RDLW HOUTBOUW B.V. vindt het belangrijk om u hierover duidelijk en transparant te informeren.
RDLW HOUTBOUW B.V. respecteert uw privacy en draagt er zorg voor dat uw persoonlijke gegevens altijd
vertrouwelijk en in overeenstemming met de toepasselijke privacywetgeving worden behandeld ter bescherming van uw persoonlijke levenssfeer.
Doeleinden van de verwerking
Uw persoonsgegevens worden door RDLW HOUTBOUW B.V. verwerkt voor de volgende doeleinden:
1. Het aangaan en uitvoeren van de met u gesloten overeenkomst(en);
2. Het voeren van de administratie, alsmede andere activiteiten van intern beheer;
3. Het berekenen, vastleggen en innen van verschuldigde bedragen, waaronder begrepen het in handen van derden stellen van vorderingen;
4. Om met u in contact te kunnen treden en te reageren op de door u gestelde vragen;
5. De afhandeling van uw aanvraag tot informatie;
6. Voor het kunnen verzenden van digitale nieuwsbrieven;
7. Voor het voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals de administratie- en bewaarplicht;
8. Het doen uitoefenen van accountantscontrole;
9. Om u te informeren over onze nieuwe producten en/of diensten en/of aanbiedingen;
10. Voor het verbeteren van onze website en dienstverlening.
Rechtsgrond voor de verwerking
De rechtsgrond voor de hiervoor bedoelde doeleinden van verwerking is gelegen in:
1. De door u gegeven toestemming (artikel 6 lid 1 sub a Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: ‘AVG’);
2. Het op uw verzoek nemen van precontractuele maatregelen en/of de uitvoering van de met u gesloten overeenkomst(en) (artikel 6 lid 1 sub b Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: “AVG”);
3. Het voldoen aan wettelijke verplichtingen (artikel 6 lid 1 sub c AVG);
Persoonsgegevens
Voor de uitvoering van onze diensten hebben wij persoonsgegevens nodig. Welke persoonsgegevens wij verwerken is afhankelijk van de dienst die wij voor u verrichten. Alleen die persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de desbetreffende dienstverlening zullen door ons worden verwerkt. De volgende persoonsgegevens kunnen door ons worden verwerkt:
– NAW-gegevens (voor- en/of achternaam en voorletter(s) en voorna(a)m(en));
– Contactgegevens (telefoonnummer en e-mailadres);
– Geboortedatum;
– Geslacht;
– Functie en opleidingsniveau;
– Burgerservicenummer (BSN);
– Nationaliteit;
– Identificatiegegevens;
– Bank- en betaalgegevens;
– Fiscale gegevens (BTW gegevens en belastingaangiften);
– Inloggegevens;
– Verzekeringsgegevens.
Verplichte verstrekking
Wanneer wij u om persoonsgegevens vragen, dan zullen wij per situatie kenbaar maken of de verstrekking van de gegevens noodzakelijk of verplicht is en wat de (mogelijke) gevolgen zijn indien de gegevens niet worden verstrekt. Uitgangspunt daarbij is steeds dat RDLW HOUTBOUW B.V. niet meer persoonsgegevens zal verwerken dan noodzakelijk voor de hiervoor beschreven doeleinden.
Uitwisseling met derden
Uw gegevens worden door RDLW HOUTBOUW B.V. verstrekt aan de volgende derde partijen:
• Belastingdienst;
• Accountant en belastingadviseur;
• ZZP-er;
• Webbouwer;
• Financiële instellingen.
De uitwisseling vindt om de volgende reden(en) plaats:
• Belastingdienst: belastingaangifte;
• Accountant: controleren en opmaken van jaarrekeningen en/of het voeren van financiële
administraties;
• Belastingadviseur: verzorgen van belastingaangiften;
• Financiële instellingen zoals banken: betalingsverkeer;
• Webbouwer: versturen van nieuwsbrieven en onderhouden van website;
• Zzp- ‘ers: verstrekken van opdrachten.
De betreffende partijen verwerken de gegevens verder overeenkomstig hun eigen privacy statement. Wij verwijzen u naar de websites van de desbetreffende partijen.
RDLW HOUTBOUW B.V. verstrekt overigens geen persoonsgegevens aan derde partijen die de gegevens voor eigen doeleinden gaan gebruiken. Het voorgaande is alleen anders wanneer:
a. U uw voorafgaande toestemming heeft gegevens voor de betreffende verstrekking of
b. RDLW HOUTBOUW B.V. wettelijk verplicht is om gegevens te verstrekken.
Doorgifte aan het buitenland
Uw persoonsgegevens worden niet verwerkt in landen buiten de Europese Unie.
Geautomatiseerde besluitvorming en profilering
RDLW HOUTBOUW B.V. maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming en/of profilering.
Bewaartermijn
Gegevens mogen op grond van de AVG niet langer worden bewaard dan gezien het doel waarvoor zij worden verwerkt. De bewaartermijn van uw gegevens wordt volgens de volgende criteria bepaald: toepasselijke wet- en regelgeving omtrent bewaartermijnen. Als de bewaartermijn is verstreken worden de persoonsgegevens door RDLW HOUTBOUW B.V. digitaal verwijderd uit de systemen en vertrouwelijk papier wordt vernietigd door een hiervoor gecertificeerd bedrijf. Uw gegevens worden bewaard volgens de wettelijke bewaartermijnen, vastgelegd in onder andere:
• Burgerlijke Wetboek;
• Uitvoeringsbeschikking dividendbelasting;
• Wet op de omzetbelasting;
• Algemene Wet Bestuursrecht;
• Douanewet;
• Uitvoeringsbeschikking omzetbelasting;
• Uitvoeringsbeschikking LB;
• Wet Rijksbelastingen;
• Wet stimulering Arbeidsdeelnamen Minderheden;
• Wet Arbeid Vreemdelingen;
• Arbeidstijdenbesluit;
• Algemene Verordening Gegevensbescherming;
• Uitvoeringswet AVG;
Beveiliging van persoonsgegevens
RDLW HOUTBOUW B.V. heeft passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om verlies, misbruik, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging van uw persoonsgegevens tegen te gaan. Heeft u nog vragen over de beveiliging van uw persoonsgegevens, neem dan contact met ons op via T. 06 12902904 en/of E: info@rdlw.nl.
Wettelijk regels bij verwerking van persoonsgegevens
Bij de verwerking van persoonsgegevens is RDLW HOUTBOUW B.V. onder meer gebonden aan de volgende wet- en regelgeving:
• Algemene Verordening Gegevensbescherming;
• Uitvoeringswet AVG;
Richtlijnen en codes bij verwerking persoonsgegevens
Alle medewerkers bij RDLW HOUTBOUW B.V. handelen ten aanzien van de door hen te verrichten werkzaamheden in beginsel conform de volgende basisprincipes:
• Integriteit;
• Vakbekwaamheid en zorgvuldigheid;
• Vertrouwelijkheid;
• Professionaliteit;
• Objectiviteit;
Hiernaast hanteren zij de morele normen en waarden uit hoofde van hun beroepsethiek en houden zij zich aan de wettelijke privacyregels.
Uw rechten
Op grond van de wet- en regelgeving heeft u diverse rechten. We zetten de rechten voor u hieronder op een rij.
Inzagerecht
U heeft het recht de door RDLW HOUTBOUW B.V. verwerkte persoonsgegevens in te zien.
Correctie- en verwijderingsrecht
U heeft het recht gegevens te laten wijzigen of te laten verwijderen indien de gegevens niet (langer) juist zijn, of indien de verwerking niet (langer) gerechtvaardigd is.
Recht van bezwaar
Het recht van bezwaar houdt in dat u vanwege uw specifieke situatie bezwaar kunt maken tegen bepaalde verwerkingen van persoonsgegevens. U heeft dit recht bij alle verwerkingen die niet zijn gebaseerd op:
1) Uw toestemming;
2) Het op uw verzoek nemen van precontractuele maatregelen en/of de uitvoering van de met u gesloten overeenkomst(en);
3) Het voldoen aan wettelijke verplichtingen of
4) Het beschermen van vitale belangen van uzelf of anderen.
Wanneer u bezwaar maakt tegen het gebruik van uw persoonsgegevens om u te informeren over activiteiten van RDLW HOUTBOUW B.V. en soortgelijke (“direct marketing”) verwerkingen, dan zullen wij dit bezwaar altijd honoreren. Uw gegevens zullen vervolgens niet langer voor de directe marketing doeleinden worden gebruikt.
Wanneer u bezwaar maakt tegen andere vormen van verwerking van uw persoonsgegevens, dan zullen wij beoordelen of we aan uw bezwaar tegemoet kunnen komen. Het is in dat geval aan RDLW HOUTBOUW B.V. om aan te tonen dat wij, ondanks uw bezwaar, toch een gerechtvaardigd belang hebben de persoonsgegevens te blijven verwerken. Indien die afweging van belangen in uw voordeel uitvalt, zullen wij de verwerking van gegevens staken.
Recht op beperking
U heeft onder omstandigheden ook het recht op beperking van de verwerking van uw gegevens. Dit houdt kortgezegd in dat RDLW HOUTBOUW B.V. de verwerking van de gegevens tijdelijk “bevriest”. U kunt dit recht inroepen in vier situaties:
1) In afwachting van de beoordeling van een correctieverzoek;
2) Indien gegevens eigenlijk gewist zouden moeten worden maar u geen verwijdering wenst;
3) Indien RDLW HOUTBOUW B.V. de gegevens niet langer nodig heeft terwijl u de gegevens nog wel nodig heeft voor (de voorbereiding op) een rechtszaak en
4) In afwachting van de beoordeling van een bezwaar;
Recht op gegevensoverdraagbaarheid
U heeft het recht om de door u aan RDLW HOUTBOUW B.V. verstrekte gegevens (terug) te ontvangen in een gangbaar bestandsformaat. Dit recht geldt alleen voor de persoonsgegevens die wij van u verwerken op grond van uw toestemming of een met u gesloten overeenkomst. Het recht geldt bovendien alleen voor de gegevens die wij al in digitale vorm verwerken (dus niet voor analoge verwerkingen). U bent vrij die gegevens vervolgens door te geven aan een andere partij.
Mocht er een koppeling bestaan tussen onze systemen en de systemen van de derde partij waaraan u de gegevens wilt (laten) doorgeven, dan kunnen wij die doorgifte mogelijk direct namens u verzorgen. Informeer daarvoor naar de mogelijkheden.
Intrekken van toestemming
Voor de hiervoor als zesde, negende en tiende genummerde doeleinden geldt dat wij uw gegevens verwerken op basis van uw toestemming. U heeft te allen tijde het recht een eenmaal gegeven toestemming in te trekken. Wij zullen de verwerking dan ogenblikkelijk staken.
Het intrekken van de toestemming heeft geen terugwerkende kracht. Alle verwerkingen die al hebben
plaatsgevonden blijven dus rechtmatig.
Uitoefening van de rechten
Het uitoefenen van de rechten is voor u kosteloos, behoud misbruik. U oefent de rechten uit door contact op te nemen via onderstaande contactgegevens.
Termijnen
Wij zullen uw vragen/verzoeken in beginsel binnen één (1) maand beantwoorden. Mocht de beantwoording van uw vraag/verzoek onverhoopt meer tijd kosten, dan zullen wij u hierover binnen één (1) maand informeren. Het kan zijn dat vanwege de complexiteit van de verzoeken en/of het aantal verzoeken de beantwoordingstermijn in totaal oploopt tot drie (3) maanden.
Identificatie
Wij kunnen bij alle vragen/verzoeken vragen om nader bewijs van uw identiteit. Dit doen we om te voorkomen dat wij persoonsgegevens aan de verkeerde partij verstrekken of ten onrechte wijzigingen aanbrengen in de verwerking van persoonsgegevens. Om de afhandeling van uw verzoek zo vlot mogelijk te laten verlopen, verzoeken we u dan ook op voorhand een kopie van uw identiteitsbewijs mee te zenden.
Individuele afweging bij ieder verzoek
We wijzen u er op dat de hiervoor beschreven rechten geen absolute rechten zijn. Er kunnen omstandigheden zijn die maken dat we aan een bepaald verzoek geen gehoor kunnen geven. Wij zullen ieder verzoek steeds op zijn eigen merites beoordelen. Mochten we aan een bepaald verzoek geen gehoor (kunnen) geven, dan zullen wij dit uiteraard gemotiveerd aan u kenbaar maken. U kunt vervolgens in dat geval eventueel de gang naar de rechter maken.
Het recht van bezwaar tegen gebruik van gegevens voor directe marketing doeleinden is wel absoluut.
Afmeldingen voor onze commerciële uitingen worden dus hoe dan ook gehonoreerd.
Cookies
Wij maken op onze website gebruik van cookies.
Wat is een cookie?
Wij maken op onze website gebruik van cookies. Een cookie is een eenvoudig klein bestandje dat met pagina’s van deze website wordt meegestuurd en door uw browser op uw harde schrijf van uw computer wordt opgeslagen. De daarin opgeslagen informatie kan bij een volgend bezoek weer naar onze servers teruggestuurd worden.
Gebruik van sessie cookies
Met behulp van een sessie cookie kunnen wij zien welke onderdelen van de website u met dit bezoek hebt bekeken. Wij kunnen onze dienst daardoor zoveel mogelijk aanpassen op het surfgedrag van onze bezoekers. Deze cookies worden automatisch verwijderd zodra u uw webbrowser afsluit.
Op onze website zijn buttons opgenomen om webpagina’s te kunnen promoten (“liken”) of delen (“tweeten”) op sociale netwerken als Facebook en Twitter. Deze buttons werken door middel van stukjes code die van Facebook respectievelijk Twitter zelf afkomstig zijn. Door middel van deze code worden cookies geplaatst. Wij hebben daar geen invloed op. Leest u de privacyverklaring van Facebook respectievelijk van Twitter (welke regelmatig kunnen wijzigen) om te lezen wat zij met uw (persoons)gegevens doen die zij via deze cookies verwerken.
De informatie die zij verzamelen wordt zo veel mogelijk geanonimiseerd. De informatie wordt overgebracht naar en door Twitter, Facebook, Google + en LinkedIn opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. LinkedIn, Twitter, Facebook en Google + stellen zich te houden aan de Privacy Shield principes en zijn aangesloten bij het Privacy Shield- programma van het Amerikaanse Ministerie van Handel. Dit houdt in dat er sprake is van een passend beschermingsniveau voor de verwerking van eventuele persoonsgegevens.
In- en uitschakelen van cookies en verwijdering daarvan
Meer informatie omtrent het in- en uitschakelen en het verwijderen van cookies kunt u vinden in de instructies en/of met behulp van de Help-functie van uw browser.
Verwijderen van tracking cookies geplaatst door derden
Sommige tracking cookies worden geplaatst door derden die onder meer via onze website advertenties aan u vertonen. Deze cookies kunt u centraal verwijderen via Your Online Choices zodat ze niet bij een website van een derde teruggeplaatst worden.”
Klachtenregeling
RDLW HOUTBOUW B.V. hecht veel waarde aan tevreden relaties. Daarom werken wij continu aan de kwaliteit van onze dienstverlening. Waar gewerkt wordt, kunnen echter fouten worden gemaakt en misverstanden ontstaan. Indien u ontevreden bent over onze dienstverlening, één van onze medewerkers of welk aspect van onze organisatie dan ook, dan nodigen wij u nadrukkelijk uit om ons dat zo snel mogelijk te laten weten. Uw opmerkingen nemen wij zeer serieus en waar wenselijk zoeken we samen met u naar een passende oplossing.
Klachten kunnen op verschillende wijze aan ons kenbaar worden gemaakt:
a) Telefonisch door contact met ons op te nemen T: 06 12902904 of
b) Schriftelijk door de klacht te versturen naar E: info@ rdlw.nl
Toezichthouder
Het staat u verder altijd vrij een klacht in te dienen bij de toezichthouder. De toezichthouder op de privacywetgeving is de Autoriteit Persoonsgegevens. U vindt de contactgegevens van de Autoriteit
Persoonsgegevens via de website www.autoriteitpersoonsgegevens.nl
Vragen
Verder staat het u uiteraard vrij vragen te stellen over de door ons verwerkte persoonsgegevens. Neem voor vragen over de privacy contact met ons op via onderstaande contactgegevens.
Wijzigingen
Dit Privacy Statement kan door RDLW HOUTBOUW B.V. worden gewijzigd. Deze wijzigingen worden bekendgemaakt op de website van RDLW HOUTBOUW B.V. (https://rdlw.nl/).
RDLW HOUTBOUW B.V. kan uw persoonsgegevens verwerken voor nieuwe doeleinden die nog niet staan vermeld in dit Privacy Statement. In dat geval zullen wij contact met u opnemen alvorens uw gegevens te gebruiken voor deze nieuwe doeleinden, om u op de hoogte te stellen van de wijzigingen aan ons P Privacy Statement voor de bescherming van persoonlijke gegevens en om u de kans te beiden uw deelname te weigeren.
Contactgegevens
Als u vragen heeft over dit Privacy Statement of een beroep wilt doen op één (1) van uw wettelijke rechten, kunt u contact met ons opnemen via onderstaande gegevens:
RDLW Houtbouw B.V.,
Hoogven 2
5469 EM Erp
T: 06 12902904
E: info@ rdlw.nl
